Allmänna villkor – IR Konsultbolag AB

Senast uppdaterade den 2025-12-02

2. Kommunikation

2.1 Vi kommunicerar med våra Kunder och andra som är involverade i ett uppdrag på flera sätt, bl.a. via internet och e-post. Även om internet och e-post är effektiva sätt att kommunicera på, innebär de risker ur säkerhets- och sekretessynpunkt. Redovisningsbyrån påtar sig begränsat ansvar för dessa risker, förutsatt att Redovisningsbyrån vidtagit rimliga säkerhetsåtgärder.

2.2 Vårt spam- och virusfilter och andra säkerhetsanordningar kan ibland avvisa eller filtrera bort legitim e-post. Kunden bör därför följa upp viktig e-post till oss via telefon.

2.3 Som en integrerad del av våra redovisningstjänster skickar vi regelbundna utskick via e‑post. Dessa utskick innehåller påminnelser om viktiga datum, information om vilka underlag som ska lämnas in samt relevanta tips och råd inom ekonomi och redovisning. Genom att underteckna avtalet samtycker Kunden till att motta dessa utskick.

3. Tilldelning av kontaktpersoner

3.1 Varje Kund tilldelas 2-3 representanter från Redovisningsbyrån. Den första representanten är Uppdragsansvarig och Kundens huvudsakliga kontaktperson. Den andra representanten är Ekonomiassistent – en medhjälpare, som stödjer Uppdragsansvarig i det dagliga arbetet. Den tredje representanten är en Kontroller som övervakar och säkerställer korrekt rapportering.

Redovisningsbyrån kommer att meddela personuppgifterna för dessa representanter till Kunden efter att avtalet har undertecknats. All kommunikation och frågor från Kunden ska riktas direkt till Kundens huvudsakliga Kontaktperson, med Ekonomiassistenten på cc för snabbare hantering.

3.2 Både Uppdragsansvarig, Ekonomiassistent och Kontroller ska ha behörighet som deklarationsombud hos Skatteverket för att kunna hantera Kundens skatteärenden och deklarationer.

3.3 Både Uppdragsansvarig, Ekonomiassistent och Kontroller ska ha tillgång till Kundens bank med endast så kallad ”läsbehörighet”. Om Kunden önskar hjälp med betalningar, ska Kunden aktivera en attestfunktion i banken. Redovisningsbyråns personal ska inte ha möjlighet att godkänna betalningar; detta ansvar åligger enbart Kunden. Redovisningsbyrån bistår endast med förberedelser och underlag för betalningar.

3.4 Redovisningsbyrån frånsäger sig allt ansvar för eventuella fel eller skador som uppstår till följd av att Kunden har tilldelat felaktiga behörigheter i Skatteverket, banken eller andra system. Det är Kundens ansvar att säkerställa att rätt behörigheter har tilldelats Redovisningsbyråns personal i enlighet med avtalet.

3.5 Redovisningsbyrån förbehåller sig rätten att, vid behov och efter meddelande till Kunden, ändra de tilldelade ansvariga representanterna under avtalets gång. I sådana fall kommer de nya representanternas personuppgifter att meddelas Kunden utan onödigt dröjsmål.

4. Prislistan

4.1 Alla priser i detta avtal anges i svenska kronor exklusive moms.

4.2 Redovisningsbyrån har rätt att justera priser vid förändrade kostnadsförutsättningar eller inför ny avtalsperiod. Ordinarie prisjusteringar (t.ex. årlig indexjustering) meddelas Kunden minst nittio (90) dagar innan de träder i kraft. Vid extraordinära kostnadsökningar utanför Redovisningsbyråns kontroll (t.ex. väsentliga lagändringar, myndighetskrav eller ökade licensavgifter) kan prisändringar meddelas med minst trettio (30) dagars varsel. Om Kunden inte accepterar prisändringen har Kunden rätt att säga upp avtalet med verkan från den dag den nya prissättningen börjar gälla, utan att ordinarie uppsägningstid enligt punkt 5 ska tillämpas.

Aktuell prislista finns tillgänglig på https://www.ir-konsult.se/#priser och utgör en integrerad del av detta avtal. Redovisningsbyrån har rätt att uppdatera prislistan på hemsidan i förväg, men för befintliga Kunder träder prisändringar i kraft först efter att meddelande enligt punkt 4.2 har lämnats och respektive varseltid har löpt ut. För nya avtal som tecknas efter att uppdaterad prislista publicerats gäller de nya priserna omedelbart.

5. Avtalstid och uppsägning

5.1 Avtalet gäller tillsvidare, från och med datum för avtalets undertecknande.

5.2 Uppsägningstid: 3 månader

5.3 Uppsägning av detta avtal skall vara skriftlig till kundservice@ir-konsult.se. Sägs avtalet upp utgår ersättning för det arbete Redovisningsbyrån har utfört samt för nedlagda kostnader för tiden fram till uppsägningen.

5.4 Om Kunden upphör att leverera material enligt punkt 1 eller på annat sätt uppenbart har upphört med verksamheten utan att formellt säga upp avtalet, har Redovisningsbyrån rätt att betrakta avtalet som uppsagt av Kunden efter 60 dagars skriftlig varning till Kundens senast kända adress. Redovisningsbyrån har rätt till ersättning för utfört arbete fram till det datum då avtalet anses uppsagt.

5.5 Vardera parten har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan vid väsentligt avtalsbrott från den andra partens sida, förutsatt att den avtalsbrytande parten inte rättar till brottet inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning.

5.6 Redovisningsbyrån har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om Kunden inte tillhandahåller erforderliga uppgifter för kundkännedom i enlighet med penningtvättslagstiftningen eller om Redovisningsbyrån av andra skäl inte kan godkänna eller fullgöra sina skyldigheter avseende kundkännedom. I sådana fall ska Redovisningsbyrån informera Kunden skriftligen om uppsägningen, dock utan att ange specifika skäl om detta skulle strida mot Redovisningsbyråns lagstadgade tystnadsplikt enligt punkt 9.

6. Betalningsvillkor

6.1 Betalning görs mot faktura. Fakturering sker löpande.

6.2 Betalning skall göras inom 20 dagar från fakturadatumet.

6.3 Vid betalningspåminnelse tas en avgift ut enligt vid var tid gällande taxa.

6.4 Vid utebliven betalning efter betalningspåminnelse utgår även dröjsmålsränta.

6.5 Vid fortsatt utebliven betalning efter påminnelse kan fordran lämnas till Kronofogden, vilket kan medföra ytterligare avgifter.

7. Sekretess

7.1 Part förbinder sig att inte avslöja information och kunskap om den andra parten, som parten har fått del av på grund av detta avtal. Avtal och andra dokument som upprättats mellan parterna är konfidentiella. Parterna ansvarar för att sekretesskyldigheten även iakttas av personal samt inhyrda konsulter.

7.2 Denna sekretesskyldighet fortsätter att gälla även efter att avtalet har upphört.

8. Ändringar och tillägg

8.1 Redovisningsbyrån förbehåller sig rätten att uppdatera dessa allmänna villkor. Vid väsentliga ändringar som påverkar Kundens rättigheter eller skyldigheter kommer Kunden att informeras via e-post minst trettio (30) dagar innan de nya villkoren träder i kraft.

Om Kunden inte accepterar de nya villkoren har Kunden rätt att säga upp avtalet med verkan från den dag de nya villkoren träder i kraft, utan att ordinarie uppsägningstid enligt punkt 5 ska tillämpas.

Om Kunden inte säger upp avtalet inom trettio (30) dagar från att informationen om de nya villkoren skickades, anses Kunden ha accepterat de nya villkoren.

9. Misstanke om penningtvätt eller terrorism

9.1 Redovisningsbyrån är enligt lag skyldiga att anmäla misstankar om penningtvätt och terrorismfinansiering till Finanspolisen. Vi är förhindrade att informera våra Kunder om eventuella sådana misstankar och om anmälan har gjorts eller kan komma att göras. Om misstankar enligt ovan skulle föreligga, är vi förpliktade att avböja eller frånträda uppdraget.

10. Force majeure

10.1 Yttre händelser utanför parternas kontroll (t.ex. myndighetsåtgärder, krig, mobilisering, förstärkt försvarsberedskap, arbetsmarknadskonflikt, naturkatastrof) och som inte endast är av tillfällig natur och som förhindrar uppdragets genomförande berättigar vardera parten att helt inställa uppdraget utan rätt till skadestånd för den andra parten.

11. Tvistlösning

11.1 Eventuella tvister som uppstår i samband med detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om förhandlingarna inte leder till en överenskommelse inom trettio (30) dagar, ska tvisten hänskjutas till Stockholms tingsrätt.

Svensk lag ska tillämpas på avtalet och alla rättsprocesser ska föras på svenska.

12. Ansvarsbegränsning

12.1 Redovisningsbyråns ansvar enligt detta avtal är, i den mån tvingande lagstiftning inte föreskriver annat, i samtliga händelser begränsat till det belopp som faktiskt ersätts enligt Redovisningsbyråns vid var tid gällande ansvarsförsäkring, vilken ska uppgå till minst 5 000 000 SEK. Redovisningsbyrån ansvarar inte för indirekta skador såsom utebliven vinst, förlust av data, affärsmöjligheter eller skada på anseende, såvida inte skadan orsakats av uppsåt eller grov vårdslöshet.

12.2 Redovisningsbyrån förbinder sig att under hela avtalstiden upprätthålla en ansvarsförsäkring om minst 5 000 000 SEK som täcker skador som kan uppstå i samband med utförandet av tjänsterna enligt detta avtal. Bevis på gällande försäkring ska tillhandahållas Kunden på begäran.

13. Värvningsförbud

13.1 Parterna åtar sig att inte, utan den andra partens skriftliga medgivande, direkt eller indirekt värva, anställa eller anlita den andra partens anställda eller konsulter som under avtalstiden eller inom 12 månader efter avtalets upphörande varit involverade i samarbetet.
Vid överträdelse av detta åtagande utgår ett vite om 450 000 SEK per överträdelse.

14. Jäv och intressekonflikter

14.1 Redovisningsbyrån förbinder sig att omedelbart informera Kunden om eventuella jäv eller intressekonflikter som kan uppstå under avtalets gång. Detta inkluderar situationer där Redovisningsbyrån har ekonomiska intressen, affärsrelationer eller andra omständigheter som kan påverka objektiviteten i utförandet av tjänsterna.

Exempel på jäv kan vara när Redovisningsbyråns personal har familjerelationer eller nära personliga relationer med Kundens ledning eller ägare. Exempel på intressekonflikter kan vara när Redovisningsbyrån äger aktier i företag som konkurrerar med Kunden, har ekonomiska intressen i Kundens leverantörer eller kunder, eller samtidigt rådger parter med motstridiga intressen i samma affärstransaktion.

Redovisningsbyrån ska inte utan Kundens skriftliga medgivande åta sig uppdrag eller ha affärsrelationer som kan komma i konflikt med Kundens intressen eller som kan påverka Redovisningsbyråns förmåga att utföra tjänsterna enligt detta avtal på ett objektivt sätt.

Om jäv eller intressekonflikt upptäcks ska parterna i första hand försöka lösa situationen genom förhandling. Om ingen lösning kan nås har Kunden rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan utan att ordinarie uppsägningstid enligt punkt 5 ska tillämpas.

15. Administrativt arbete

15.1 Med Administrativt arbete avses samtliga uppdrag och tjänster som Redovisningsbyrån utför för Kundens räkning och som inte utgör redovisningstjänster enligt detta avtal. Sådant arbete kan innefatta, men är inte begränsat till, kontakter med myndigheter och offentliga organ, registreringsärenden, inlämnande av ansökningar, hantering av korrespondens samt liknande administrativa åtgärder. För varje utfört administrativt uppdrag lämnar Redovisningsbyrån en kortfattad beskrivning av det utförda arbetet i samband med debitering.

15.2 Administrativt arbete utförs av Redovisningsbyrån på basis av skälig ansträngningsnivå (reasonable efforts). Redovisningsbyrån lämnar ingen garanti avseende:

• utfall eller beslut hos tredje part, inbegripet myndigheter och offentliga organ,
• handläggningstider eller svarstider hos tredje part, eller
• att ett visst resultat uppnås inom en viss tid eller överhuvudtaget,

Redovisningsbyrån åtar sig att utföra de administrativa uppdragen omsorgsfullt och i enlighet med Kundens instruktioner, men bär inget resultatansvar för omständigheter utanför Redovisningsbyråns kontroll.

15.3 Utöver vad som följer av punkt 12 gäller följande särskilda ansvarsbegränsningar för Administrativt arbete:

Tredje parts agerande:
Redovisningsbyrån ansvarar inte för beslut, förseningar, avslag eller andra åtgärder vidtagna av myndigheter, offentliga organ eller andra tredje parter i samband med Administrativt arbete.

Kundens instruktioner:
Redovisningsbyrån ansvarar inte för fel, skador eller nackdelar som uppkommer till följd av ofullständiga, felaktiga eller vilseledande instruktioner eller uppgifter från Kunden. Kunden ansvarar fullt ut för riktigheten i det underlag och de instruktioner som lämnas till Redovisningsbyrån.

Böter, sanktioner och förseningsavgifter:
Redovisningsbyrån ansvarar inte för böter, sanktionsavgifter, förseningsavgifter eller liknande påföljder som drabbar Kunden till följd av myndighetsbeslut, handläggningstider eller omständigheter utanför Redovisningsbyråns kontroll.

Förseningar utanför Redovisningsbyråns kontroll:
Redovisningsbyrån ansvarar inte för förseningar orsakade av tredje parts handläggningstider, tekniska problem hos myndigheter eller andra omständigheter som Redovisningsbyrån inte råder över.

Redovisningsbyråns ansvar för Administrativt arbete är under alla omständigheter begränsat till det arvode som faktiskt debiterats Kunden för det specifika administrativa uppdraget i fråga.

15.4 Administrativt arbete debiteras löpande enligt nedlagd tid och Redovisningsbyråns vid var tid gällande timtaxa, om inte annat skriftligen överenskommits för ett specifikt uppdrag.

Eventuella tidsuppskattningar som lämnas av Redovisningsbyrån är enbart vägledande och utgör inte bindande åtaganden om maximal tidsåtgång eller kostnadstak. Om den faktiska tidsåtgången väsentligt kan komma att överstiga en lämnad uppskattning ska Redovisningsbyrån i möjligaste mån informera Kunden om detta innan det fortsatta arbetet utförs.

Väntetid som uppkommer till följd av telefonköer, myndigheters handläggningstider eller annan väntan hos tredje part i samband med utförandet av det administrativa uppdraget är debiterbar tid. Redovisningsbyrån ska dock eftersträva tidseffektivitet och i möjligaste mån begränsa sådan väntetid.

Utlägg och kostnader (t.ex. expeditionsavgifter, postkostnader och liknande) som uppkommer i samband med Administrativt arbete debiteras Kunden mot uppvisande av underlag, om inte annat överenskommits.

15.5 Kunden kan beställa Administrativt arbete muntligen, via telefon, e-post, meddelandetjänst eller på annat sätt som parterna kommunicerar löpande.

En beställning anses ha lämnats och godkänts av Kunden när Kunden på något av ovan nämnda sätt begär att Redovisningsbyrån utför ett administrativt uppdrag. Kunden godkänner att separata skriftliga bekräftelser inte krävs för varje enskilt uppdrag.

Kunden är medveten om och accepterar att beställningar som lämnas muntligen eller via informell kommunikation är bindande och kan ge upphov till debitering enligt punkt 15.4. Redovisningsbyrån ska i möjligaste mån dokumentera sådana beställningar internt.

Redovisningsbyrån ska i möjligaste mån bekräfta mottagandet av en beställning, men underlåtenhet att göra detta påverkar inte det administrativa uppdragets giltighet eller Kundens betalningsskyldighet.

15.6 Redovisningsbyrån förbehåller sig rätten att, utan angivande av skäl, avböja att åta sig eller fullfölja Administrativt arbete, inbegripet i fall där:

• uppdraget faller utanför Redovisningsbyråns verksamhetsområde eller kompetens,
• Redovisningsbyrån saknar kapacitet att utföra uppdraget inom rimlig tid, eller
• uppdraget kan innebära en risk för Redovisningsbyrån ur rättslig, etisk eller yrkesmässig synvinkel.
  Redovisningsbyrån ska i sådana fall meddela Kunden snarast möjligt.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Personuppgiftsansvarig

Den som på egen hand eller tillsammans med andra, fastställer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifterna – Kunden.

Personuppgiftsbiträde

Avser den som behandlar personuppgifter på uppdrag av den Personuppgiftsansvarige – Redovisningsbyrå.

Syfte och tillämpning

Detta Avtal reglerar behandling av personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet utför på uppdrag av Personuppgiftsansvarig i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Behandling av personuppgifter

Personuppgiftsbiträdet får endast behandla personuppgifter på dokumenterade instruktioner från Personuppgiftsansvarig och i enlighet med detta Avtal. Behandlingen ska omfatta följande:

• Typ av personuppgifter: Namn, personnummer, kontaktuppgifter, ekonomiska uppgifter.
• Ändamål med behandlingen: bokföring, löneadministration, deklarationer, samt administrativa uppdrag utförda på Kundens begäran, inbegripet kontakter med myndigheter och offentliga organ samt registreringsärenden.

Personuppgiftsbiträdets skyldigheter

Personuppgiftsbiträdet åtar sig att:

a) Behandla personuppgifterna endast enligt instruktionerna från Personuppgiftsansvarig.
b) Säkerställa att personal som har tillgång till personuppgifterna är bunden av tystnadsplikt.
c) Vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna mot obehörig åtkomst, förlust eller skada.
d) Omgående informera Personuppgiftsansvarig om eventuella personuppgiftsincidenter.
e) Inte överföra personuppgifter till tredje land utan föregående skriftligt samtycke från Personuppgiftsansvarig.
f) Efter avslutad behandling av personuppgifter, på begäran från Personuppgiftsansvarig, antingen återlämna eller radera personuppgifterna, om inte annat föreskrivs i lag.

Säkerhetsåtgärder och lagringsplatser

Personuppgiftsbiträdet ska vidta följande säkerhetsåtgärder: kryptering av data i vila och under överföring, regelbundna säkerhetskopior, åtkomstkontroll med användarautentisering, samt regelbunden uppdatering av säkerhetssystem. Personuppgifter lagras inom EU/EES. Lagringstid för personuppgifter är maximalt 7 år efter avtalets upphörande, om inte längre lagringstid krävs enligt lag.

Personuppgiftsincidenter

Personuppgiftsbiträdet ska omgående, dock senast inom 24 timmar, rapportera personuppgiftsincidenter till Personuppgiftsansvarig. Rapporten ska innehålla beskrivning av incidenten, berörda personuppgifter, vidtagna åtgärder och rekommendationer för fortsatta åtgärder.

Underbiträden

Personuppgiftsbiträdet har rätt att anlita Underbiträden endast med föregående skriftligt samtycke från Personuppgiftsansvarig. Om Underbiträden anlitas, ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa att dessa Underbiträden är bundna av avtal som ger samma dataskydd och säkerhet som detta Avtal.

Rättigheter för registrerade

Personuppgiftsbiträdet ska bistå Personuppgiftsansvarig i att uppfylla sina skyldigheter att svara på begärningar från registrerade avseende utövandet av deras rättigheter enligt GDPR.

Ansvar och skadestånd

Parterna är ansvariga för sina egna handlingar och underlåtenheter i enlighet med tillämplig lag. Personuppgiftsbiträdet ansvarar för skada som uppkommer till följd av att det inte uppfyller sina skyldigheter enligt detta Avtal eller tillämplig dataskyddslagstiftning. Personuppgiftsbiträdets ansvar för skador som uppkommer till följd av överträdelse av detta Avtal eller tillämplig dataskyddslagstiftning är begränsat till det belopp som faktiskt ersätts enligt vid var tid gällande ansvarsförsäkring, dock högst 5 000 000 SEK.